凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。做好會前準(zhǔn)備是確保優(yōu)質(zhì)高效開好會議的基礎(chǔ)。會前準(zhǔn)備要走好“方案制定、會議通知、名單收集、會場布置、會場查驗(yàn)”關(guān)鍵五步。
方案制定
根據(jù)會議特點(diǎn)和要求，第一時(shí)間摸清情況是制定會議方案的前提：
一是確定會議主題，搞清楚會議是了解情況、解決問題還是安排部署，掌握會議背景、主要內(nèi)容、以往慣例等。
二是確定會議類型，搞清楚會議是全體大會、座談會還是報(bào)告會，掌握會議時(shí)長、參會領(lǐng)導(dǎo)、具體范圍等。
三是確定會議形式，搞清楚會議是現(xiàn)場工作會、電視電話會還是網(wǎng)絡(luò)視頻會，是上下座（設(shè)主席臺）、圓桌座還是面對面座，掌握會議場地布局。
在摸清基本情況的基礎(chǔ)上起草會議方案，其要素包括會議時(shí)間、舉辦地點(diǎn)、主要內(nèi)容、會議議程、參會范圍、其他事項(xiàng)等（見例1）。
會議通知
會議方案確定后，要根據(jù)會議方案起草會議通知。會議通知要做到簡明扼要、重點(diǎn)突出、要求明確（見例2）。
下發(fā)會議通知，需要注意以下幾點(diǎn)：
一是根據(jù)會議方案明確的參會范圍，精準(zhǔn)梳理具體的參會單位，準(zhǔn)確發(fā)送會議通知，以便收集參會人員名單。
二是準(zhǔn)備參會入場券（或電子邀請函等），寫明會議時(shí)間、地點(diǎn)，與會議通知一并發(fā)送，參會人員憑入場券進(jìn)入會場。
三是做好會議方案中相關(guān)任務(wù)責(zé)任單位的通知工作。
名單收集
參會單位收到會議通知后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上報(bào)參會人員名單，會務(wù)人員在匯總名單時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：
一是參會人員如果不是會議通知確定的人員，了解清楚請假原因并在參會人員名單中注明。
二是將各單位名單回執(zhí)分類存放，以便精準(zhǔn)核實(shí)參會人員信息。
三是參會人員名單盡量不要手動錄入電腦，這樣名字極易出錯(cuò)，且一旦出現(xiàn)失誤很難被發(fā)現(xiàn)。為避免這種失誤，可以找一份與此次參會范圍基本一致的最近一次會議的參會人員名單，對照名單回執(zhí)逐一核實(shí)，不參加的刪除，有漏掉的錄入，最后將名單回執(zhí)的信息與梳理匯總的信息逐一核對，確保無遺漏。
四是參會人員名單梳理匯總后，由兩名工作人員進(jìn)行核對，對有疑問的名字和職務(wù)，要對照名單回執(zhí)進(jìn)行確認(rèn)，確保準(zhǔn)確無誤。
會場布置
根據(jù)參會人員名單布置會場，需要注意以下幾點(diǎn)：
一是對接會場，了解會場桌椅具體擺放情況，如桌椅總數(shù)與參會人數(shù)是否相符，會場共有幾排，每排擺放桌椅的數(shù)量是多少，參會人員進(jìn)出是否方便等。
二是編排參會人員座次，座次圖確定后，核對人數(shù)，確保座次人數(shù)與參會人數(shù)一致，尤其要對照參會人員名單核對座次圖，確保名字準(zhǔn)確無誤。
三是制作桌簽，有序擺放。
四是時(shí)刻關(guān)注請假人員變動情況，同步更新參會人員名單、座次圖、會場布置等。
會場查驗(yàn)
會場布置完成后，要實(shí)地查驗(yàn)以下幾項(xiàng)內(nèi)容：
一是查驗(yàn)顯示屏、話筒、音響、燈光、室溫，逐一確認(rèn)是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
二是查驗(yàn)會標(biāo)、指示牌、座次圖、桌簽、座椅，逐一核對是否準(zhǔn)確無誤。
三是查驗(yàn)候會室、衛(wèi)生間、音控室，逐一熟悉路線。
會前準(zhǔn)備還需要關(guān)注會議材料、會議報(bào)道、會場管理、會后總結(jié)等具體事項(xiàng)。如，會議材料，要核對主持詞，確保與會議議程保持一致；核對材料標(biāo)題，確保與會議內(nèi)容保持一致；核對印發(fā)數(shù)量、擺放范圍，確保與會議要求保持一致。會議報(bào)道，需安排攝影攝像記者提前一小時(shí)到會場，熟悉會場、調(diào)試設(shè)備。會場管理，負(fù)責(zé)會場安全、會場簽到、會議服務(wù)的工作人員需提前半小時(shí)就位。同時(shí)，會前要安排好會后工作復(fù)盤、資料整理、檔案收集等事項(xiàng)。
